Agenda médica: confira 5 dicas de organização e gestão do tempo
A agenda média é essencial para fazer a gestão de tempo do profissional da saúde e ajudar a organizar as consultas marcadas para atendimento dos pacientes.
A agenda médica é o braço direito de qualquer profissional de medicina. Mesmo que o médico seja bom para gravar informações de cabeça sobre os pacientes, ter um lugar para armazenar tudo sobre o agendamento é extremamente importante para a gestão de tempo.
A famosa agenda física, muito parecida com os cadernos escolares, é uma ferramenta de apoio usada para guardar essas informações há anos. Porém, nos dias de hoje temos outros recursos mais interessantes, como planilhas e software integrado ao consultório/instituição de saúde.
Por isso, para você que quer saber tudo sobre agenda médica, confira as dicas que separamos sobre organização dessa ferramenta de trabalho e como os sistemas integrados podem ajudar principalmente na gestão de tempo do profissional.
Se você ficou interessado no assunto, continue aqui e acompanhe! Boa leitura.
Como funciona uma agenda médica?
Os profissionais da área de medicina não trabalham somente com o diagnóstico do paciente. Eles precisam fazer anotações sobre o estado que a pessoa se encontra, analisar o histórico dos prontuários e até mesmo fazer a marcação de consultas.
Essa alta demanda pode gerar uma sobrecarga de trabalho e fazer com que o médico não entregue o melhor atendimento. Muitos recorrem então ao auxílio de secretárias, o que pode temporariamente ajudar. Mas é preciso saber organizar uma agenda médica e entender como ela funciona.
Independente de ser física ou digital, essa ferramenta precisa vir organizada da seguinte forma:
Quantidade específica de consultas por dia com base na média de tempo gasta para o atendimento;
Datas que já foram agendadas para consulta e datas livres para marcação;
Dias de final de semana ou feriados (que o médico não irá atender) devem estar cortados da agenda;
Espaço para assinalar se o paciente confirmou que irá à consulta ou não.
Principais erros na organização da agenda médica
Até então, os 4 tópicos que separamos sobre como funciona uma agenda médica são os mais importantes para organizar essa ferramenta de trabalho. Porém, os profissionais cometem erros ao preencher essas informações e acabam se enrolando na hora de atender os pacientes.
Um dos erros mais comuns é não fazer uma média real de tempo por atendimento e deixar as pessoas esperando no consultório, com o horário marcado em atraso. Isso gera frustração nos pacientes e uma má impressão sobre o atendimento.
Além disso, outro erro muito frequente é não entrar em contato e confirmar a consulta. É comum que as pessoas se esqueçam da data agendada para ir ao médico ou desistam de se consultar, o que pode deixar um horário vago e refletir nas finanças ao fim do mês. Caso a pessoa desista, é possível encaixar outras no lugar e ocupar esse espaço na agenda.
Dicas para organizar a sua agenda médica
O uso de agenda médica digital é uma opção bastante interessante para os dias de hoje principalmente em relação à organização, mas isso não tira o valor que a agenda física teve por anos.
Mesmo que achemos um sistema integrado traga mais benefícios para os consultórios e/ou instituições médicas, separamos 5 dicas de organização que servem tanto para um software como para a nossa antiga agenda médica em formato de caderno.
Veja como organizá-las e fazer a gestão de tempo do seu estabelecimento:
1. Conheça a rotina de trabalho
Em primeiro lugar você precisa conhecer a fundo sobre a sua rotina de trabalho. Mesmo que atenda em vários lugares durante a semana, existem dias certos para estar em determinada clínica ou hospital e que devem ficar anotadas na sua agenda.
Com essas informações em mãos, torna-se muito mais fácil fazer um agendamento inteligente e entender quanto tempo você leva para atender em um lugar e em outro. Essa é uma análise que leva durar uns 3 meses e que deve passar por mudanças depois de um certo período.
2. Estabeleça prazos para a marcação de consultas
Além disso, é primordial que você defina um tempo limite entre uma consulta e outra para fazer uma gestão eficiente entre os atendimentos. Abarrotar de pessoas a sua agenda médica só gera sobrecarga e pouca qualidade na relação com o paciente.
Por isso, tenha sempre um tempo estipulado para cada consulta e faça uma média de marcação diária/semanal.
3. Se prepare para urgências
Sim, sabemos que é importante fazer uma organização bem detalhada, mas dentro desse planejamento é importante separar um tempo para urgências. Pode acontecer de um paciente precisar de tempo extra no atendimento ou até mesmo você, médico, ter algum infortúnio e não poder atender naquele momento.
Se a organização estiver bem amarrada e com poucos espaços para imprevistos, as chances da agenda médica se tornar uma bagunça são grandes.
4. Confirme consultas
É fundamental confirmar a consulta com os pacientes. Como já falamos, muitas vezes as pessoas se esquecem da data de atendimento ou simplesmente desistem sem avisar o profissional.
Quando a consulta é confirmada, o médico pode ficar mais tranquilo em relação a “furos” ou até mesmo pode alocar uma pessoa que estava querendo ser atendida com urgência e não conseguiu vaga para uma data tão próxima.
5. Use a tecnologia a seu favor
Para encerrar, a agenda médica convencional não é mais otimizada para os dias de hoje. Mesmo que ela tenha ajudado na gestão de tempo por muitos anos, atualmente existem softwares que agilizam esse processo e armazenam todas as informações em um espaço mais seguro.
Por isso, aposte na adoção de sistemas próprios, que irão facilitar a guardar os dados importantes e ainda oferecer outros recursos, como prontuários médicos eletrônicos, agendamento de consulta virtual e muito mais.
Conclusão
A gestão dos profissionais de medicina é feita, então, por meio de uma agenda médica. Essa ferramenta é importantíssima principalmente para fazer o monitoramento do tempo gasto entre uma consulta e outra e na marcação de atendimentos para os pacientes.
Se você está a fim de investir em um recurso que ajude nessa questão, conheça a funcionalidade de mapa cirúrgico e outras mais disponibilizadas nos softwares da HealthChess!