Fechamento financeiro da clínica sem retrabalho

O fechamento do mês em uma clínica ou grupo médico costuma travar em um ponto: a troca de planilhas com a contabilidade. Dados digitados duas vezes, conferências manuais e arquivos circulando por e-mail aumentam o risco de erro e atrasam a entrega. A conciliação bancária da clínica é o começo desse caminho. Veja como organizar o trajeto que vai do extrato do banco até a contabilidade dentro de um único sistema.

Onde o fechamento costuma travar

• O extrato do banco está em um arquivo e os lançamentos em outro.
• Cada conferência é manual, linha por linha.
• A contabilidade recebe planilhas que precisam ser reformatadas.
• Ninguém sabe dizer, depois, quem alterou um lançamento já conferido.

Na rotina de uma clínica, isso aparece de forma concreta: o recebimento de uma consulta particular que entrou no banco mas ainda está em aberto no financeiro, a tarifa bancária que nunca foi lançada, o estorno de um pagamento que ninguém registrou. Cada item pequeno exige uma busca, e a soma deles consome o tempo de quem fecha o mês.

Como conciliar o extrato bancário da clínica, passo a passo

1. Importe o extrato. Traga o arquivo OFX ou CSV do banco. Não é preciso integração bancária.
2. Concilie os pares. O sistema sugere os pares entre o extrato e os lançamentos da clínica, e você confirma ou ajusta.
3. Prove o saldo. Compare o saldo do banco com o do sistema para mostrar que a conta bate.
4. Feche o período. O fechamento fica com trilha de auditoria, então dá para saber quem fez o quê.
5. Envie ao contador. Exporte os lançamentos no leiaute do sistema do escritório contábil (Domínio, Alterdata, Contmatic, Prosoft, Fortes ou SCI), sem redigitação e com aviso de lançamento já exportado.

Para entender a funcionalidade em detalhe, veja a página de conciliação bancária da Healthchess. Abaixo, o que cada etapa significa na prática.

1. Importar o extrato

Você baixa o extrato no internet banking e importa o arquivo no sistema. O formato pode ser OFX ou CSV. Como não depende de integração com o banco, a clínica pode conciliar contas de qualquer instituição que permita baixar o extrato em um desses formatos.

2. Conciliar os pares

O sistema compara o extrato com os lançamentos e sugere os pares correspondentes. O seu trabalho deixa de ser procurar item por item e passa a ser revisar o que foi sugerido: confirmar o que está certo e ajustar o que não está. Os lançamentos conferidos recebem a baixa.

Alguns exemplos do dia a dia financeiro de uma clínica:

• Um recebimento de consulta particular que aparece no extrato e tem o lançamento correspondente em aberto: o par é confirmado e o lançamento é baixado.
• Um pagamento de fornecedor, como material de consumo ou manutenção de equipamento, que saiu da conta e já estava em contas a pagar.
• Uma tarifa bancária que só existe no extrato: ela fica sem par e precisa ser lançada.
• Um estorno ou devolução: aparece no extrato e exige um lançamento que o represente.

3. Provar o saldo

A prova do saldo é a verificação de que a conciliação está completa. Se o saldo do banco bate com o do sistema no período, a conta fecha. Se não bate, ainda há item sem par, lançamento duplicado ou algo fora do período. Em vez de descobrir a diferença semanas depois, você a vê na hora de fechar.

4. Fechar o período

Com o saldo provado, feche o período. O fechamento fica com trilha de auditoria, o que permite saber quem fez o quê. Isso é útil quando surge uma dúvida sobre um lançamento ou quando mais de uma pessoa trabalha no financeiro da clínica.

5. Enviar ao contador

A exportação contábil gera o arquivo no leiaute do sistema usado pelo escritório: Domínio, Alterdata, Contmatic, Prosoft, Fortes ou SCI. Não há redigitação, o sistema avisa sobre lançamentos já exportados, e a contabilidade deixa de receber planilhas que precisam ser reformatadas.

Confira antes de gerar

Antes de fechar o período, revise o que será enviado à contabilidade. Conferir no próprio sistema evita descobrir uma divergência depois que o arquivo já foi entregue. Vale olhar principalmente os itens que ficaram sem par, as contas a pagar e a receber em aberto e os lançamentos que mudaram durante o mês.

Obrigações anuais

Com os lançamentos organizados, fica mais fácil entregar ao contador o que ele pede para as declarações do período. Quais obrigações estão vigentes muda com o tempo e com o regime da clínica, então confirme com o seu contador quais se aplicam e quais dados ele precisa receber.

Visão de caixa e plano de contas

Com os lançamentos organizados, o sistema apresenta o fluxo de caixa comparando previsto e realizado, por conta, a partir do plano de contas da clínica. O repasse de honorários também sai com extrato por médico e por mês. Assim, quem administra a clínica enxerga o resultado do mês com base em dados que já foram conciliados.

Uma rotina mensal de fechamento em seis passos

1. Importe o extrato do banco do período.
2. Concilie os lançamentos e dê baixa nos itens conferidos.
3. Trate o que sobrou sem par: tarifas, estornos e lançamentos esquecidos.
4. Revise contas a pagar e a receber em aberto.
5. Confira o que será enviado e exporte para a contabilidade.
6. Arquive o arquivo exportado junto ao fechamento do mês.

Repetir a mesma sequência todo mês torna o fechamento previsível. Quem faz a conciliação sabe o que olhar, e quem recebe os dados na contabilidade sabe o que esperar.

O que combinar com a contabilidade

• Qual sistema contábil ela usa, para escolher o formato certo de exportação.
• Qual é o prazo de entrega do fechamento todo mês.
• Como o plano de contas da clínica se relaciona com o plano usado por ela.
• Quais dados ela precisa receber para as obrigações anuais.

Alinhar esses pontos uma vez evita reformatar arquivos todo mês.

Perguntas frequentes

Preciso de integração com o banco para conciliar?

Não. Basta importar o extrato em OFX ou CSV.

Como saber se a conciliação está correta?

Pela prova do saldo: o saldo do banco deve bater com o do sistema no período.

Quais formatos de extrato bancário são aceitos?

OFX e CSV.

Para quais sistemas contábeis é possível exportar?

Domínio, Alterdata, Contmatic, Prosoft, Fortes e SCI, além de um formato genérico.

E as obrigações anuais?

Confirme com o seu contador quais se aplicam à clínica e quais dados ele precisa receber. Quais obrigações estão vigentes é uma definição da contabilidade, e o contador diz quais dados precisa receber.

Conheça o financeiro da Healthchess

Se o seu fechamento ainda depende de planilhas, conheça o sistema de gestão da Healthchess, do agendamento ao repasse de honorários e à contabilidade, e veja como funciona a conciliação bancária.