Repasse de honorários sem dúvida no fim do mês

O repasse de honorários é o momento mais sensível da relação entre o médico e o grupo ou a cooperativa. É quando aparece a pergunta que toda administração conhece: por que recebi esse valor? Um repasse que o médico entende e que a administração consegue explicar depende de regra escrita, de conferência do que foi pago e de um extrato claro. Este guia reúne o passo a passo.

Por que o repasse gera tanta pergunta

As dúvidas costumam vir das mesmas causas:

• a regra de cálculo existe, mas não está escrita nem foi apresentada a todos;
• o convênio paga em datas e lotes diferentes do faturamento;
• glosas e adiantamentos são descontados sem uma explicação por item;
• o médico não tem acesso a um extrato com o que entrou e o que saiu.

Passo 1: escreva a regra do repasse

Defina e registre por escrito:

• a base de cálculo: o valor recebido do convênio ou o valor faturado;
• os percentuais ou tabelas por convênio, procedimento ou função na equipe;
• a taxa administrativa do grupo, se houver;
• impostos e retenções aplicáveis, que dependem do vínculo e do regime e devem ser definidos com o contador.

Quando a regra é um parâmetro do sistema, e não uma planilha pessoal de quem calcula, ela se aplica do mesmo jeito para todos.

Passo 2: concilie o que o convênio pagou

Antes de repassar, compare o que o convênio pagou com o que foi faturado, item a item. Diferenças de valor, itens não pagos e pagamentos parciais precisam ser identificados nessa etapa, e não descobertos depois, quando o médico já questionou o extrato.

Passo 3: combine o tratamento da glosa

A glosa afeta o repasse, e o grupo precisa decidir como tratá-la: descontar assim que ocorre ou aguardar o resultado do recurso, por exemplo. Qualquer que seja a política, ela deve ser igual para todos e estar registrada. O processo de identificar a glosa, recorrer e reapresentar também precisa de acompanhamento, porque o resultado muda o valor a repassar.

Passo 4: registre os adiantamentos

Adiantamentos, os chamados vales, precisam de registro com data e valor e de desconto no repasse correspondente. Sem isso, o saldo vira discussão.

Presença e critérios do grupo (opcional)

Alguns grupos compõem o repasse com critérios além da produção: critérios de meritocracia (módulo opcional) definidos pelo próprio grupo, como coeficiente, diferencial técnico ou atualização científica. O importante é que cada critério seja conhecido de antemão e calculado da mesma forma para todos.

Passo 5: entregue um extrato claro ao médico

O extrato é o que transforma o repasse em algo transparente. Um bom extrato mostra, por período:

• a produção considerada e o valor bruto;
• os descontos, separados por tipo: taxa, glosas, vales e impostos;
• o valor líquido e a data do pagamento;
• o histórico dos meses anteriores.

Quando o médico consegue ver isso sozinho, as perguntas para a administração diminuem.

E nas cooperativas?

Na cooperativa, o caminho é o mesmo, com algumas peças a mais: a produção de cada cooperado, o acompanhamento de pendências das guias e a situação de glosa devolvida pela cooperativa. Quando o cooperado consegue acompanhar a produção e consultar o extrato por conta própria, a cooperativa ganha tempo e confiança.

Como o sistema da Healthchess apoia o repasse

No sistema da Healthchess, o módulo de repasse de honorários (habilitado por cliente) distribui o valor entre os médicos por cota, desconta os vales e calcula o líquido. Os vales são descontados no repasse, e a conferência do que o convênio pagou pode ser feita item a item nas movimentações pagas, junto do acompanhamento de glosas, recurso e reapresentação. No aplicativo MedHC, o médico consulta os repasses e vales do mês, com o valor líquido e a data (função liberada por cliente). A consulta no aplicativo é liberada por cliente.

Perguntas frequentes

O repasse é calculado sobre o valor faturado ou sobre o recebido?

Depende da regra do grupo. O essencial é definir por escrito e aplicar a todos do mesmo jeito.

O que fazer com glosas no repasse?

O grupo precisa escolher uma política, como descontar na ocorrência ou aguardar o resultado do recurso, e aplicá-la de forma igual a todos, com registro.

Quem define impostos e retenções?

Dependem do vínculo e do regime tributário de cada profissional e do grupo. Defina com o contador antes de fixar a regra.

O médico consegue ver o extrato no celular?

Sim, quando a função está liberada para o grupo: no aplicativo MedHC, o médico consulta os repasses e vales do mês, com o valor líquido e a data (função liberada por cliente).

Conheça o repasse da Healthchess

Se o repasse do seu grupo médico ou cooperativa ainda depende de planilha e de explicações individuais, conheça o sistema de gestão da Healthchess.